6 Lösungen für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnungspflicht
Für zahlreiche Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Veränderung. Sie zwingt dazu, digitale Abläufe umzusetzen, die häufig lange vertagt wurden. Wer die Umstellung strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern schafft zugleich schnellere Prozesse, senkt Fehlerquellen und gewinnt mehr Transparenz über die eigenen Finanzen.
Ob die Umstellung gelingt, entscheidet sich nicht ausschließlich bei der Wahl der passenden Software. Ebenso wichtig ist, dass die eingesetzten Tools sinnvoll ineinandergreifen und die beteiligten Mitarbeitenden gut vorbereitet sind. Die folgenden sechs Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen und sie zugleich als Anlass für eine umfassendere Digitalisierung zu nutzen.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage bildet die Grundlage für einen rechtssicheren Prozess rund um E-Rechnungen. Die Software verarbeitet die in Deutschland erforderlichen Formate ZUGFeRD und XRechnung, unterstützt den elektronischen Versand sowie Empfang von Rechnungen und sorgt dafür, dass Belege GoBD-konform bearbeitet und archiviert werden.
Anstatt Rechnungen manuell anzulegen, als PDF zu verschicken und später gesondert in die Buchhaltung einzupflegen, lässt sich der gesamte Ablauf mit Sage automatisieren. Von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verbuchung erfolgt die Verarbeitung in einem durchgängigen Prozess. Für Unternehmen, die jetzt auf E-Rechnungen umstellen, bietet Sage einen zentralen Ausgangspunkt mit spürbarer Wirkung.
Warum das relevant ist: Mit Sage können E-Rechnungen von Beginn an rechtskonform erstellt, verarbeitet und archiviert werden, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeit entsteht.
2. Miro oder Lucidchart: Plattform zur Prozessvisualisierung
Bevor E-Rechnungsprozesse technisch eingeführt werden, sollten Unternehmen ihre bestehenden Abläufe sichtbar machen und verbessern. An welcher Stelle trifft eine Rechnung ein? Wer kontrolliert sie? Wer erteilt die Freigabe? Und wie wird sie anschließend an Buchhaltung und Archiv weitergegeben?
Mit Plattformen wie Miro oder Lucidchart können Teams solche Prozesse gemeinsam abbilden, Schwachstellen aufdecken und neue digitale Abläufe planen, ehe die technische Implementierung startet. Eine sorgfältig entwickelte Prozesslandkarte verhindert, dass neue Software auf bereits ineffiziente Strukturen trifft.
Warum das relevant ist: Selbst die beste technische Lösung kann ihr Potenzial nur entfalten, wenn die zugrundeliegenden Abläufe eindeutig definiert und effizient gestaltet sind.
3. Pleo: Lösung für Unternehmensausgaben
Neben dem Versand und Empfang von Rechnungen stellt insbesondere die digitale Erfassung von Belegen für laufende Ausgaben viele Unternehmen vor Herausforderungen. Pleo ist eine Plattform für Unternehmensausgaben, über die Mitarbeitende Firmenkarten erhalten und Belege direkt beim Entstehen digital erfasst werden.
Die aufgenommenen Informationen werden unmittelbar an die Buchhaltungssoftware übergeben. Dadurch bleiben alle Ausgaben jederzeit sichtbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen dokumentiert. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht unterstützt Pleo dabei, auch eingehende Belege vollständig digital zu verarbeiten.
Warum das relevant ist: Eine lückenlose digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht für eingehende Rechnungen und ermöglicht ein vollständig digitales Belegwesen.
4. Vanta oder Secureframe: Plattform für Compliance und Datensicherheit
Je stärker Rechnungsabläufe digitalisiert werden, desto höher werden auch die Anforderungen an Compliance und Datensicherheit. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass ihre Prozesse sowohl der DSGVO als auch der GoBD entsprechen.
Lösungen wie Vanta oder Secureframe unterstützen Unternehmen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert einzuführen, fortlaufend zu kontrollieren und für Audits zu dokumentieren. Sie schaffen Transparenz darüber, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und wo weiterhin Maßnahmen notwendig sind.
Warum das relevant ist: Digitale Rechnungsprozesse beinhalten sensible Finanzdaten. Ein systematischer Umgang mit Compliance und Datensicherheit reduziert Risiken und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
5. Zapier oder Make: Plattform zur Workflow-Automatisierung
Die Einführung der E-Rechnung schafft auch die Möglichkeit, weitere manuelle Arbeitsschritte in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Mit Workflow-Plattformen wie Zapier oder Make lassen sich Abläufe zwischen unterschiedlichen Systemen verbinden, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind.
So kann ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch kategorisiert, zur Freigabe an die zuständige Person weitergegeben und nach der Genehmigung unmittelbar in die Buchhaltung übertragen werden. Tätigkeiten, für die zuvor mehrere manuelle Schritte erforderlich waren, werden dadurch automatisiert und nachvollziehbar abgewickelt.
Warum das relevant ist: Automatisierte Workflows verringern den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung deutlich und reduzieren Fehler bei wiederkehrenden Vorgängen.
6. Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online: Plattform für die Steuerberatung
Die Umstellung auf E-Rechnungen verändert ebenfalls die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Plattformen mit direkter digitaler Verbindung zum Steuerbüro ermöglichen den Austausch von Belegen und Rechnungen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland besonders weit verbreitet. Unternehmen können Belege damit direkt in das System des Steuerberaters hochladen. Das spart Zeit, verringert Rückfragen und hilft sicherzustellen, dass steuerrelevante Unterlagen vollständig verfügbar sind.
Warum das relevant ist: Die digitale und störungsfreie Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein häufig unterschätzter, aber wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden E-Rechnungsprozesses.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist eine vollständige Erneuerung der IT-Infrastruktur erforderlich, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?
Nein. In den meisten Fällen genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, die die gesetzlich geforderten Formate unterstützt, oder zu einer konformen Lösung zu wechseln. Entscheidend ist, dass die eingesetzte Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.
Welcher Zeitraum ist für die Umstellung auf E-Rechnungen üblicherweise einzuplanen?
Sofern die verwendete Software bereits konform ist oder zeitnah angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung meist innerhalb weniger Wochen umsetzen. Häufig entsteht der größere Aufwand jedoch durch Prozessanpassungen und die Schulung von Mitarbeitern. Unternehmen, die früh beginnen, stehen deutlich weniger unter Druck als diejenigen, die bis zur letzten Frist warten.
Wie werden Rechnungen ausländischer Lieferanten behandelt, wenn diese keine E-Rechnungen ausstellen können?
Zunächst bezieht sich die E-Rechnungspflicht auf inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten gelten die deutschen Regelungen nicht in derselben Form. Dennoch ist es sinnvoll, auch in diesem Bereich digitale Prozesse einzusetzen, damit die Belegverarbeitung einheitlich und effizient bleibt.
Sind elektronische Rechnungen sicherer als Rechnungen auf Papier?
Bei einer korrekten technischen Umsetzung bieten elektronische Rechnungen mehr Sicherheit als Papierrechnungen. Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität des Absenders und die Unversehrtheit des Inhalts. Außerdem werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht ohne Weiteres verloren gehen oder zerstört werden.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG?
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen jedoch elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Deshalb empfiehlt es sich, auch als Kleinunternehmer eine konforme Lösung einzusetzen.